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【会議の効率化】遅刻するってことは他人の時間を奪うこと


会議を効率化する方法とそれを邪魔している人たちについて書いていきます。

約束の時間に平気で遅れてくる人

9時から会議を始めるといってるのに、平気で遅れてくる人っていますよね。あれって本当に腹が立つんですよ。

そして、まだ集まってないからといって会議の開始を遅らせるのはもっとイラつきます。

会議に遅れてくるのは仕方がないこともあるとして、わざわざ開始を遅らせる必要ってありますかね。ちょっと考えられないです。

時間に遅れることの意味

おそらく、平気で時間に遅れてくる人にはこれから私が言うことの意味が理解できないかもしれませんが、是非とも知っておいてほしいことなので聞いてください。

例えば、9時から7人で会議を始めるとして、あなたが15分遅れてきたとします。そしたら、あなたは残りの6人から15分ずつ時間を奪ったことになります。

あなたにとっては15分なんてたいした時間じゃないかもしれませんが、忙しく働かれている人たちにとっては大事な時間です。それをあなたに奪う権利なんてないんですよ。

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お金に換算して考えてみる

その6人の時給が2,000円だとすると、15分で500円なので6人分で3,000円になります。これだけの機械的損失を遅れてきた人は生んだのです。

罰金で3,000円払えますか。払えないですよね。なら遅れないことですよ。

もしも、あなたが今よりもっとお金を稼げるようになりたいと考えているなら、時間の使い方や時給などの計算は常に頭の中に入れておくようにしてください。これってマジで大事ですから。

さらに罪があるのは会議を開始しない人

遅刻する人よりもさらに罪があるのは、会議を開始しない進行役の人です。なぜ開始しないんでしょうか。同じ話をするのが二度手間だからでしょうか。

遅れてきた人には簡単に要約して説明したらいいだけですし、そんなの10秒ですむ話じゃないですか。

それよりも、いつ来るかもわからないのに、それを待ち続ける周りの方々に気を遣ってくださいよ。あなたが始めましょうと言わないことには、周りは時間を無駄にすることしかできないんですから。

以前に勤めていた病院での話

私が社会人となって初めて勤めた病院での話ですが、その病院では毎年社内で行われる研究発表会が恒例行事でした。

その研究テーマを考えることがとても大変で、一ヶ月以上も前から少しずつ意見を出し合いながら検討を行っていく必要がありました。

なぜテーマを考えるだけでそんなに時間が必要になるのかと言えば、会議を何度やっても全く話が進まずに、つねに平行線をたどるからです。

会議は連日のように深夜まで続いて、こんな無駄な時間は他にないと新人ながらに思ったのを覚えています。

代替案のない否定は会議の進行を遅らせる

私が意見を出しても、「それでは面白い結果が出ない」「どうやってそれを実現するんだ」とケチばかりつけられるだけで、代替案や対策を考えてくれるわけでもありません。

代替案のない否定は、無駄に会議の時間を延ばすだけです。他人の意見にケチをつける人間は、自分が無能であると思われたくないといった願望が根底にあります。

だからこそ、安易な賛同は絶対にしません。しかし、私から言わせてもらうと、代替案も対策もないのに、ただ否定だけをする人間は、ただ邪魔なだけです。

会議に参加しているメンバーの貴重な時間を奪っていることにも気付きません。

有能な上司の会議のやり方

そんなある日、一人の新しい上司が外部より赴任してきました。その上司は、いわゆる「仕事ができる上司」でした。これまでの非効率な会議をやめ、会議を効率化させるために、以下に挙げる3つのルールを守ることを徹底させました。

  1. 会議は必ず1時間で終わる(途中でも)
  2. 意見を出さない人間は次回から参加しなくてよい
  3. 人の意見を否定するときは、代替案を出す

といった内容です。そのルールを遵守してからは、会議は大幅に効率化され、発表までスムーズに進めることができました。

できる上司の下で働けるということは、多くのことを学ぶことができ、いつも刺激的に仕事がさせてもらえます。

私もその上司のように、他人の時間を奪うような非効率な会議は避けるようにし、仕事ができる男を目指して頑張っていきたいです。


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The Author

中尾 浩之

中尾 浩之

1986年生まれの長崎県出身及び在住。理学療法士でブロガー。現在はフリーランスとして活動しています。詳細はコチラ
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